Interní fakturace v projektech OPPA
Odbor fondů EU Magistrátu hl. m. Prahy se v některých projektech setkal s dotazy, zda je možné prokazovat náklady prostřednictvím interních faktur organizace příjemce podpory (či partnera).
Klíčové je, zda výdaje podložené interní fakturou splňují všechny podmínky způsobilosti, které musí být pro jakékoli čerpání z fondů EU splněny. Bohužel interní faktura (ačkoli by to bylo administrativně jednodušší) sama o sobě není pro způsobilý výdaj dostatečným dokladem.
Základní body týkající se interní fakturace
- Na základě interní fakturace dochází k přesunům prostředků pouze v rámci jedné organizace.
- Fakturovaná částka vychází z toho, na čem se dohodnou dvě organizační jednotky jednoho subjektu.
- Nejedná se o žádný obchodní vztah mezi dvěma samostatnými organizacemi.
- Interní faktura sama o sobě není daňovým dokladem ve smyslu zákona o dani z přidané hodnoty.
- Náklady vyčíslené na interní faktuře nemusí odpovídat prvotním nákladům, které příjemce skutečně vynaložil na zajištění dodávky či služby, jež jsou předmětem interní faktury.
Z těchto důvodů je třeba výdaje projektu (čímž se rozumí jen výdaje patřící podle pravidel OPPA mezi přímé) vynaložené na základě interní faktury doprovázet kalkulacemi s odkazy na konkrétní účetní doklady a kopiemi těchto účetních dokladů, které doloží skutečně vzniklé náklady zahrnuté do interní faktury. Důležité je, že do částky fakturované formou interní fakturace nesmí být zahrnutý žádný zisk.
Interní fakturace a nepřímé náklady
Rádi bychom dále upozornili, že náklady, které svým charakterem patří do nepřímých nákladů, nemohou být ani prostřednictvím interní faktury zařazeny do přímých nákladů. Například náklady na elektřinu či vodné a stočné spojené s využívání prostor pro práci s cílovou skupinou patří mezi nepřímé náklady. Pokud je v organizaci příjemce nastaven systém, že dvě různé organizační jednotky si tyto náklady mezi sebou fakturují, je to v pořádku, není třeba systém měnit, platí ovšem, že tento náklad nepatří mezi přímé náklady, a proto není nutné detail této interní faktury evidovat ve vyúčtování přímých nákladů projektu.
Pravidla dokladování
Pokud interní faktura v sobě zahrnuje jak náklady patřící mezi přímé, tak náklady zařazené podle pravidel OPPA mezi nepřímé, pak je pro čerpání podpory a dokladování důležitá jen část celkové fakturované částky, která obsahuje jen přímé náklady. Pouze tuto část je třeba dokládat kalkulacemi s odkazy na konkrétní účetní doklady a případně kopiemi těchto účetních dokladů.
Pravidla pro to, kdy pro doložení výdaje v rámci jednotlivých monitorovacích zpráv postačuje kalkulace a kdy je třeba kopie dokladu, z něhož interní faktura vychází, navazují na obecně platná pravidla OPPA pro dokladování:
- Pokud je částka nárokovaná do projektu OPPA v rámci jednoho dokladu nižší než 10 000 Kč, pak postačuje, aby tuto částku příjemce zařadil na soupisku účetních dokladů (tj. příloha č. 5 monitorovací zprávy) a měl kopii dokladu k dispozici pro případ kontroly.
- Pokud jsou do interní faktury zařazeny nějaké osobní náklady patřící do přímých nákladů, pak postačuje, aby příjemce údaje k těmto nákladům zařadil na Přehled mzdových výdajů (tj. příloha č. 5A monitorovací zprávy).
- Pokud jsou do interní faktury zařazeny nějaké náklady patřící do kapitoly „Cestovné“ v rámci přímých nákladů, pak postačuje, aby příjemce údaje k těmto nákladům zařadil na Přehled cestovních náhrad (tj. příloha č. 5B monitorovací zprávy).
- V případě, že se nejedná ani o osobní náklady, ani o cestovní náhrady a částka nárokovaná do projektu OPPA v rámci jednoho dokladu je více než 10 000 Kč, pak je třeba, aby příjemce tuto částku zařadil na soupisku účetních dokladů a zároveň předložil spolu s příslušnou monitorovací zprávou kopii tohoto prvotního účetního dokladu.
Typické příklady interní fakturace
Příklad 1
Fakulta A pronajme fakultě B pro projekt posluchárnu. Obě fakulty jsou součástí jedné vysoké školy a nemají vlastní právní subjektivitu. Fakulta A vystaví fakultě B interní fakturu, na základě které požaduje proplacení částky za pronájem posluchárny.
Interní faktura však neobsahuje žádnou kalkulaci nákladů, ani odkaz na skutečné náklady. Není tedy zřejmé, jaké skutečné náklady byly do částky započteny.
Takový doklad je z hlediska OPPA nedostatečný a na jeho základě není možné uznat náklady na pronájem jako způsobilé.
Příklad 2
Oddělení A příjemce zajistí tisk učebních materiálů pro oddělení B příjemce. (Oddělení B řídí projekt podpořený z OPPA.) Oddělení A dokládá náklady související s tiskem materiálů prostřednictvím interní faktury. Součástí interní faktury jsou kopie dokladů k nákupu tonerů, k odpisům použité tiskárny a ke mzdovým nákladům na zaměstnance, kteří se na tisku učebních materiálů podíleli. K nákladům, které zahrnulo oddělení A do kalkulace pouze zčásti (např. odpis tiskárny), je doložena metodika výpočtu nárokovaného podílu. Oddělení A předloží oddělení B interní fakturu se všemi přílohami.
Realizátor projektu – oddělení B – pro potřeby projektu na faktuře ještě označí, že mezi přímé náklady projektu je zahrnuta jen část z celkové částky na faktuře. (Část nákladů se spotřebovala na nákup papíru, který patří mezi nepřímé náklady, proto ji nelze započítat mezi přímé náklady projektu.) Kopii interní faktury se všemi potřebnými přílohami následně oddělení B předkládá hlavnímu městu Praze k posouzení v rámci monitorovací zprávy.
