Upozornění na častou chybu - Pracovní výkazy a nepřímé náklady
Způsobilé náklady projektu se odvíjí od výše způsobilých přímých nákladů, ke kterým je pomocí stanoveného procenta dopočítávána částka na nepřímé náklady. Protože nepřímé náklady se pouze dopočítávají, není třeba jejich vznik žádným způsobem dokladovat. Nedokladují se ani ty nepřímé náklady, kterými jsou mzdy zaměstnanců. Z těchto důvodů musí být na pracovních výkazech uváděny pouze činnosti, které svou povahou patří do přímých nákladů projektu.
K čemu slouží pracovní výkaz?
Pracovní výkazy jsou jedním z typů dokladů, na základě kterých se kontroluje, zda osobní náklady v rámci kapitoly 1 rozpočtu projektu (tj. náklady patřící do přímých nákladů projektu) jsou způsobilé. (Zjednodušeně řečeno: ověřuje se, zda vykazované činnosti byly nezbytné pro realizaci projektu a zda nepatří do nepřímých nákladů).
Hodiny odpracované činnostmi, které svou povahou patří do přímých nákladů projektu, se uvádějí v příloze 5A (Rozpis mzdových výdajů) monitorovací zprávy. Počet hodin uvedených v této příloze monitorovací zprávy musí souhlasit s pracovním výkazem daného pracovníka. Na pracovní výkaz proto nepatří činnosti, které obsahově patří do nepřímých nákladů projektu.
Mzda za práci patřící do nepřímých nákladů nemůže být v přímých nákladech
Pokud pracovník na pracovním výkazu uvádí, že odměna, kterou si nárokuje z přímých nákladů projektu, zahrnovala i odměnu za činnosti patřící mezi nepřímé výdaje, jedná se o chybu. Tato část odměny nemůže být schválena v rámci přímých nákladů. Při kontrole výdajů v těchto případech dochází ke krácení výdajů a příjemci je schválena jen částka osobních nákladů, která zahrnuje odměnu pouze za činnosti, které nejsou svou povahou nepřímými náklady.
Vymezení nepřímých nákladů, jež mají vazbu na zaměstnávání
Mezi nepřímé náklady se řadí veškeré náklady na odměňování pracovníků, kteří vykonávají tyto aktivity:
- vedení účetnictví včetně vedení mezd pracovníků;
- vedení rozpočtu (Pozn.: Nepřímým nákladem je vedení rozpočtu v organizaci, nikoli vedení rozpočtu projektu jako součást finančního řízení projektu. Finanční manažer projektu, který neprovádí zaúčtování a zpracování mezd, patří do přímých nákladů projektu.)
- personalistika (zajištění pracovněprávní agendy, pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, péče o zaměstnance apod.);
- zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v režimu stanoveném právními předpisy ČR;
- zajištění ostrahy;
- zajištění úklidu;
- zajištění opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí;
- zajištění publicity pomoci z ESF (zejména dle článku 8 nařízení Komise (ES) č. 1828/2006), včetně monitoringu tisku, (např. inzerce, pronájem prostor pro tiskovou konferenci, občerstvení na tiskovou konferenci, výroba propagačních předmětů, letáků apod.), s výjimkou případů, kdy jsou opatření publicity hlavní činností projektu (zejména u projektů zaměřených na změnu povědomí cílové skupiny apod.);
- správa počítačových sítí a internetových stránek, včetně jejich aktualizace;
- zajištění vstupních lékařských prohlídek;
- zajištění kopírování;
- zajištění tisku pro administraci projektu a pro publicitu.
Co se rozumí „zajištěním“
Nemalá část položek nepřímých nákladů je formulována obecně jakožto „zajištění něčeho“. Tuto formulaci je třeba chápat tak, že do nepřímých nákladů patří naprosto všechny činnosti, které jsou vykonávány s cílem dosáhnout stanoveného cíle. Například „zajištěním publicity“ se rozumí úplně vše, co je třeba udělat, např. objednání služby, konkrétní provedení i kontrola provedení.
Časté chyby
Z oblasti ZAJIŠTĚNÍ PUBLICITY, jež patří do nepřímých nákladů, se v pracovních výkazech chybně objevují:
- podávání inzerátu, příprava inzerátů,
- komunikace s médii,
- propagace, příprava propagačních materiálů, letáků (včetně komunikace s grafikem apod.)
- návrh loga projektu,
- prezentace projektu na veletrhu, konferenci či semináři,
- kontrola zajištění publicity (např. přebírání plakátů od dodavatele, kontrola zadané inzerce v tisku)
- studium publicity v Projektové příručce OPPA,
- informování o projektu (příprava a rozesílání letáků, brožur)
- psaní článku o projektu, informování o projektu na webových stránkách
Z oblasti ZAJIŠTĚNÍ ÚKLIDU, jež patří do nepřímých nákladů, se v pracovních výkazech chybně objevují:
- úklid učeben, úklid prostor
- úklidové činnosti, mytí oken
- odvoz odpadu
Z oblasti PERSONALISTIKY, jež patří do nepřímých nákladů, se v pracovních výkazech chybně objevuje:
- příprava a uzavírání pracovních smluv a dohod o pracích mimo pracovní poměr (DPČ, DPP)
Z oblasti ÚČETNICTVÍ, jež patří do nepřímých nákladů, se v pracovních výkazech chybně objevuje:
- mzdová evidence, účetní evidence
Z oblasti SPRÁVA POČÍTAČOVÝCH SÍTÍ A WEBOVÝCH STRÁNEK, VČETNĚ JEJICH AKTUALIZACE, jež patří do nepřímých nákladů, se v pracovních výkazech chybně objevují:
- webhosting,
- správa techniky,
- aktualizace webu, administrace webu,
- zpracování a zadání podkladů pro aktualizaci webu / tvorba návrhu aktualizace webových stránek, příprava zadání úprav webových stránek, komunikace s dodavatelem, příprava textů na webové stránky
- správa internetové konference
- aktualizace informací na webu
- tvorba rozvrhu na web
- plnění nových webových stránek informacemi o programu
Z oblasti ZAJIŠTĚNÍ OPRAVY A ÚDRŽBY ZAŘÍZENÍ A VYBAVENÍ A VYUŽÍVANÝCH NEMOVITOSTÍ, jež patří do nepřímých nákladů, se v pracovních výkazech chybně objevují:
- malířské práce, lakování dveří
- oprava zařízení
ZAJIŠTĚNÍ KOPÍROVÁNÍ
- Ačkoli je kopírování bez jakýchkoli výjimek zařazeno do nepřímých nákladů, často bývá v pracovních výkazech uváděno jako činnost asistentů.
Shrnutí
Na pracovním výkazu mají být pouze hodiny odpracované na činnostech, které svou povahou patří do přímých nákladů. (A s nimi související počet hodin za státní svátky, čerpanou dovolenou a dobu pracovní neschopnosti, po kterou vzniká zaměstnanci nárok na náhradu mzdy hrazenou zaměstnavatelem (tedy 4. až 14. den neschopnosti či 1. až 14. den karantény).
Pokud jsou vykazovány hodiny strávené činnostmi patřícími do nepřímých nákladů, nemůže být část odměny, která se k těmto nepřímým nákladům váže, schválena v rámci přímých nákladů. Při kontrole nákladů v těchto případech dochází ke krácení nákladů a příjemci je schválena jen částka osobních nákladů, která zahrnuje odměnu pouze za činnosti, které jsou svou povahou přímými náklady.
