Upozornění na časté nedostatky monitorovacích zpráv
Téměř všechny projekty podpořené v rámci 1. výzvy už mají zkontrolovanou a schválenou první monitorovací zprávu. Na základě zkušenosti s těmito zprávami sestavil odbor fondů EU Magistrátu hlavního města Prahy seznam nejčastějších nedostatků v monitorovacích zprávách. Článek představuje nejen tyto chyby, ale i doporučení, jak se těchto nedostatků vyvarovat.
Pokud má monitorovací zpráva nedostatky, je příjemce vyzván k jejich opravě. Nápravy a doplňování monitorovací zprávy prodlužují proces schvalování zprávy a tím i oddalují poslání další platby příjemci. Předkládat monitorovací zprávy bez nedostatků je proto v zájmu každé organizace.
Nedostatky ve věcné částí zpráv
1) Popis klíčových aktivit
Málo podrobný popis klíčových aktivit
Často se stává, že popis realizace klíčových aktivit ve zprávě je velmi stručný anebo obecný (někdy kopíruje obecný popis z projektové žádosti). Z popisu uvedeném v monitorovací zprávě ale musí být jasné, co konkrétně proběhlo. Popis aktivit je podstatný pro schválení nákladů projektu. Pokud není jasné, jaké činnosti v rámci klíčové aktivity proběhly, pak nelze posoudit, jaké náklady byly pro aktivitu nezbytné, a tudíž, jaké náklady jsou způsobilé. Popis toho, co probíhá, je tedy jádro celé monitorovací zprávy a musí být podrobný.
Nutnost sladit Harmonogram realizace (příloha č. 10) a Popis klíčových aktivit ve zprávě
Ke každé klíčové aktivitě se ve zprávě kromě popisu, jak probíhá, uvádí její zahájení a ukončení; tyto informace jsou jakožto "období realizace aktivity" uvedené v části II.1 monitorovací zprávy. Často se stává, že tato data nesouhlasí s přílohou č. 10 (Harmonogram realizace).
Informace uváděné přímo v monitorovací zprávě si nemůže odporovat s informací uvedenou v příloze zprávy. Je nutné uvádět na všech místech data, která aktuálně (ke dni zpracování monitorovací zprávy) platí.
Monitorovací zpráva má shrnovat jen aktivity, které v daném období probíhaly
Chybně se ve zprávách někdy objevují popisy klíčových aktivit, které v období, ke kterému se daná monitorovací zpráva vztahuje, vůbec neprobíhaly.
2) Absence odůvodnění změn v projektu
V sekci VIII. Nepodstatné změny projektu často chybí odůvodnění změn. Příjemci zpracují popis změn v projektu, nepíší ovšem důvody, které k nim vedly.; tato informace je ovšem pro schválení zprávy důležitá.
3) Čestné prohlášení na konci monitorovací zprávy – bod upravující DPH
Formulář monitorovací zprávy obsahuje na konci v čestném prohlášení body 14. a 15. připravené jako alternativy: jedna formulace (bod 14.) se hodí na neplátce DPH, druhá formulace (bod 15.) se vztahuje na plátce DPH. Není možné, aby příjemce v čestném prohlášení ponechal oba dva body. Logicky je buď plátcem DPH (pak nemůže prohlašovat to, co je uvedeno bod bodem 14.) nebo je neplátcem (a pak nemůže podepsat to, co říká bod 15.). Příjemce musí jeden z těchto dvou bodů při zpracování zprávy odstranit.
Důležité také je, že plátcovství je třeba chápat obecně (za organizaci příjemce jako takovou), není správné ho posuzovat jen ve vztahu k projektu a projektovým aktivitám.
4) Pracovní výkazy
Absence pracovních výkazů
V některých projektech úplně chybí pracovní výkazy. Projektová příručka OPPA (kapitola 8.6.1.2 Způsobilé osobní náklady) stanoví, že práci vykonanou pro projekt je u kontinuálních pracovních činností nutné prokazovat pracovním výkazem.
Příliš obecný popis práce
Z popisu činnosti na pracovním výkaze musí být jasné, co zaměstnanec dělal. Nestačí uvádět např. „administrativa“, je nutné to více specifikovat jako např. „kontrola vykazovaných nákladů partnera“.
Chybějící data a podpisy na pracovních výkazech
Pracovní výkaz musí nést podpis toho, kdo ho vypracoval (zpravidla zaměstnanec, jehož práce se výkaz týká), a také podpis někoho, kdo potvrzuje správnost výkazu (zpravidla nadřízený daného zaměstnance). U obou podpisů musí být datum.
Nedůvěryhodnost výkazů, na kterých se opakují stále stejné hodiny či činnosti
V případech, kdy zaměstnanec pracuje u příjemce (nebo partnera) na plný úvazek, ale jen část tohoto úvazku je relevantní pro projekt, se stává, že zaměstnanec vykazuje pro projekt každý den stále stejný počet odpracovaných hodin.V reálném životě je ale taková přesnost velmi nepravděpodobná, a proto takto zpracovaný pracovní výkaz není věrohodný. Obsah pracovních výkazů musí vycházet z reality.
Nevěrohodně působí také pracovní výkaz, který v neměnném pořadí uvádí stále stejné činnosti. Nejenom z hlediska vykázaných hodin, ale také z hlediska popisu činností musí pracovní výkazy vycházet z reality.
Pracovní výkaz pracovníka, který zastává několik pozic
Pokud pracovník zastává na projektu dvě různé pozice, doporučujeme, aby na pracovním výkazu označil, která činnost patří do které z nich. Druhým řešením je zpracovávat samostatné pracovní výkazy pro jednotlivé pozice.
Pracovní výkazy nemohou obsahovat činnosti patřící do nepřímých nákladů
K tomuto bodu je k dispozici samostatný článek: Upozornění na častou chybu – Pracovní výkazy a nepřímé náklady.
Chybné předkládání originálu pracovního výkazu
Originál pracovního výkazu musí být součástí dokumentace k projektu, kterou archivuje příjemce (nebo partner – pokud je zaměstnavatelem pracovníka). K monitorovací zprávě se přikládá kopie výkazu; není třeba podepisovat dva originály.
5) Příloha č. 8 – Podpisové vzory
Chybějící elektronická verze podpisových vzorů
Podpisové vzory je třeba předložit také v elektronické formě (naskenované); často jsou předkládány jen v papírové podobě.
6) Příloha č. 10 - Harmonogram realizace
Špatný formát harmonogramu
Harmonogram nebývá vždy ve formátu, který je k dispozici na těchto webových stránkách: obvykle chybí na levé straně (vedle pořadového čísla měsíce realizace projektu) identifikace kalendářního měsíce a roku. Harmonogram, který neobsahuje informace o měsíci a roku, je bohužel nepřehledný.
7) Přílohy nad rámec požadovaných
Někteří příjemci ke zprávám přikládají monitorovací listy podpořených osob, případně kopie certifikátů získané cílovou skupinou. Ani jedno z uvedených není třeba k monitorovací zprávě přikládat.
Nedostatky ve finanční částí zpráv
1) Zařazení mezd zaplacených po konci monitorovacího období do výdajů
Do uskutečněných výdajů v rámci dané monitorovací zprávy lze zařadit pouze to, co bylo zaplaceno příjemcem nejpozději poslední den období, ke kterému se zpráva vztahuje. Často se stává, že příjemci do výdajů zahrnují i mzdy za poslední měsíc daného monitorovacího období. Protože ale tyto mzdy byly z účtu příjemce odesílány až v prvním měsíci nového monitorovacího období, není tento postup správný. Výdaje, které příjemce uhradil až po konci daného monitorovacího období, nemohou být v příslušné monitorovací zprávě schváleny.
2) Nejasná vazba výdajů na projekt
Příjemci někdy nárokují jakožto způsobilé i výdaje, u kterých není jasné, jakou vazbu mají na projekt (např. různé kurzy zaměstnanců v projektech, kde není naplánováno žádné vzdělávání zaměstnanců apod.). Základní podmínkou toho, aby nějaký výdaj mohl být schválený jako způsobilý, ovšem je, že byl nezbytný pro realizaci projektu a má mít přímou vazbu na projekt (tj. musí být vynaložen na aktivity v souladu s obsahovou stránkou a cíli projektu). Pokud provázanost výdaje s projektovými aktivitami není (nebo je jen velmi vágní), není možné peníze z projektu na takovýto výdaj použít.
U výdajů, ke kterým není třeba předkládat kopie účetního dokladu (jedná se o výdaje projektu v částce do 10 tisíc korun), je důležité popsat předmět výdaje na soupisku dostatečně jasně. Pokud z popisu v soupisce účetních dokladů není zřejmé, co se za projektové peníze nakupovalo, je příjemce v rámci náprav vyzýván k předložení kopie účetního dokladu, ke kterému se daný nejasný řádek v soupisce vztahuje.Vágní popis tedy vede k tomu, že se schválení monitorovací zprávy prodlužuje a že je nutná dodatečná administrativa jak na straně příjemce, tak na straně hlavního města Prahy.
3) Chyba ve stanovení výše odměny u DPP
Někdy se stává, že pracovník, který už v projektu vykonával nějakou pozici a byl zaměstnán na pracovní smlouvu nebo na základě dohody o pracovní činnosti, změní tento svůj pracovní vztah k příjemci (či partnerovi) a začne tutéž činnost pro projekt zajišťovat na základě dohody o provedení práce. Taková změna je možná (pokud vše proběhne v souladu se zákoníkem práce). Setkáváme se ovšem s chybou, kdy hodinová odměna za práci na DPP je vyplácena ve výši veškerých mzdových nákladů dříve spojených s danou činností, tzn. ve výši, která dříve u DPČ (či pracovní smlouvy) zahrnovala jak odměnu zaměstnanci, tak související odvody zaměstnavatele. Protože u DPP zaměstnavatel neodvádí ani sociální ani zdravotní odvody, mají někteří příjemci tendenci vyplatit všechny prostředky v rozpočtu rezervované na danou pozici přímo pracovníkovi. Tento postup ale porušuje zásadu „za stejnou pracovní činnost stejná odměna“, a nemůže být proto tolerován. Pokud na základě DPP vykonává stejnou práci jako dříve na DPČ, měla by hodinová odměna vyplácená pracovníkovi zůstat stejná.
4) Zařazení místního cestovného do přímých nákladů
Veškeré vnitrostátní cestovné zaměstnanců českých organizací patří mezi nepřímé náklady. Je tedy chybou, když je zařazováno do kapitoly 2. rozpočtu; sem patří pouze přímé náklady, tj. zahraniční cestovné zaměstnanců českých subjektů či cestovní náhrady pro zahraniční experty.
5) Chybné zaokrouhlování na celé koruny
Veškeré finanční údaje v monitorovací zprávě včetně jejích příloh, které vyčíslují náklady, je potřeba uvádět v detailu na haléře. Nelze – jak se někdy stává – zaokrouhlovat na celé koruny. (Elektronické formuláře příloh dostupné na těchto webových stránkách v sekci Pro příjemce / Formuláře a loga byly upraveny tak, aby příjemce k detailu na haléře naváděly.)
6) Špatné vyčíslení nepřímých nákladů
Příjemci si někdy chybně nárokují částku nepřímých nákladů tak, jak ji reálně čerpají v daném monitorovacím období. Nepřímé náklady se ovšem nedokladují. Jedná se o zjednodušující pravidlo. Nepřímé náklady mají být vždy nárokovány v částce, která odpovídá procentu nepřímých nákladů stanovenému v grantové smlouvě.
7) Přepisování součtových vzorců v přílohách konkrétními částkami
Ve formulářích příloh monitorovací zprávy je zapracováno několik vzorců (ve většině se jedná o součty), které slouží ke kontrole. Někdy se stává, že když součtové pole nezobrazuje hodnotu, kterou příjemce potřebuje, vepíše tam to „své“ číslo napevno a vzorec tak zruší. Příloha pak na první pohled vypadá, že v součtu je vše v pořádku, ale při konkrétní práci s jednotlivými částkami se ukáže, že údaje nesouhlasí.
Když příjemce zachová vzorec, zajistí si tak, že kontrola ověří, zda mezi detailními položkami, se kterými vzorec pracuje, nebyla chyba. (Samozřejmě jen v případě, kdy výsledek součtu je roven číslu, které se očekává).
8) Nedostatečné odůvodnění rozpočtových změn
V sekci VIII. (Nepodstatné změny projektu) v monitorovací zprávě často chybí odůvodnění změn v rozpočtu. Informace o důvodech změn je ovšem pro schválení zprávy důležitá. Každá změna musí být odůvodněná. nepostačuje napsat pouze odkaz !viz příloha č. 9"; v této příloze monitorovací zprávy jsou přesouvané částky, ale nic o důvodech změn v rozpočtu.
9) Příloha č. 4 (Přehled nákladů projektu) a příloha č. 9 (Přepracovaný rozpočet projektu)
Nedodržení struktury rozpočtu projektu
Často se stává, že jsou předloženy přílohy č. 4 a č. 9 ve zjednodušené podobě pouze se součtovými položkami za skupiny nákladů (kapitoly a podkapitoly) a úplně chybí konkrétní položky rozpočtu. Přílohy č. 4 a č. 9 musejí být ve stejném detailu jako je schválený rozpočet, jež je přílohou grantové smlouvy.
Do struktury rozpočtu je možné přidávat i další položky, pokud to vyplyne z potřeb realizace projektu. Není však povoleno položky odebírat anebo některé z nich slučovat do skupin.
Přečerpání rozpočtu na položce
Vyčerpat rozpočet na některé z položek nad 100 % není v realitě možné. Pokud je čerpání vyšší, než byl dosud platný rozpočet dané položky, je nutné provést úpravu rozpočtu a položku navýšit na úkor nějaké jiné položky. Přesuny v rozpočtu musí být vždy zpracované do přílohy č. 9 (Přepracovaný rozpočet projektu), proto je příloha č. 9 v takové situaci nezbytnou částí monitorovací zprávy.
Chybný zápis přesunu v rozpočtu v příloze č. 9
Změny v rozpočtu někdy bývají chybně zaznamenané pouze na součtových položkách rozpočtu (tj. za celou kapitolu – např. 1. Osobní náklady - či podkapitolu např. 1.1 Pracovní smlouva) anebo jsou naopak zaznamenané pouze na detailních položkách, ale (protože součtová položka není dopočítávána pomocí vzorce) už nejsou promítnuty do částky za celou kapitolu (resp. podkapitolu). Čísla v rozpočtu pak jako celek nesouhlasí a je třeba celou přílohu předložit znovu v rámci náprav monitorovací zprávy.
Absence informace o tom, odkud kam se peníze v rozpočtu přesunuly
Chybou je, když v příloze č. 9 (Přepracovaný rozpočet projektu) nejsou uvedena čísla položek, ze kterých a na které se dané částky přesunuly. (V příloze je na tuto informaci vyhrazen sloupec „Aktuální přesun (navýšení, zmenšení) na úkor ve prospěch položky“.)
10) Podpisy na finančních přílohách zprávy neopodvídající podpisovým vzorům
Často se stává, že přílohy č. 5 (Soupiska účetních dokladů), č. 5A (Rozpis mzdových výdajů) a č. 5B (Rozpis cestovních náhrad) podepisuje někdo, kdo není na žádném z předložených podpisových vzorů. Hlavní město Praha nevstupuje do nastavení kompetencí v organizaci příjemce, ale musí zkontrolovat, zda podpisy odpovídají podpisovému vzoru. Když od určitého pracovníka, jež je na některé ze součástí monitorovací zprávy podepsán, nebyl vůbec žádný podpisový vzor předložen, je to chyba, která se musí opravovat. (Opravou může být i předložení aktualizovaného podpisového vzoru - pomocí přílohy č. 8 monitorovací zprávy.)
Stejně tak je chyba, když se pracovník na některou z příloh podepíše jinak, než se podepsal na podpisový vzor.
V situaci, kdy příjemce musí kvůli nějaké chybě v přílohách č. 5, č. 5A nebo č. 5B tyto přílohy zpracovat znovu, je třeba, aby také nově předkládané verze těchto příloh byly podepsány v souladu s podpisovými vzory.
11) Příloha č. 5 (Soupiska účetních dokladů)
Chybné detailní rozepisování mezd a cestovnách náhrad v příloze č. 5
Chybně bývají jednotlivé mzdy a jednotlivé případy cestovních náhrad vypisovány do samostatných řádků na formuláři. Na přílohu č. 5 se ale správně mzdy vykazují jen jako „balík“ na jednom řádku (veškeré detaily ke mzdám jsou totiž uváděny v příloze č. 5A) a také veškeré cestovní náhrady se vykazují na jednom řádku (veškeré detaily k cestovním náhradám jsou uváděny v příloze č. 5B).
Špatná data
Soupiska účetních dokladů často obsahuje chyby ve sloupci „Datum zdanitelného plnění“, kam příjemci chybně uvádějí datum vystavení dokladu.
Dále jsou chyby ve sloupci „Datum úhrady výdaje“. V případě hotovostních výdajů příjemci uvádí datum, kdy výrobek / službu nakoupili, správně má být ovšem vyplněno datum výdeje hotovosti z pokladny. V případě bezhotovostních výdajů se často objevuje datum podání příkazu k úhradě do banky a nikoli datum, kdy peníze z účtu skutečně odešly.
12) Příloha č. 5A (Rozpis mzdových výdajů)
Nadbytečné kopie výplatních pásek
Není třeba doplňovat přílohu č. 5A kopiemi výplatních pásek či mzdových listů. (Ty jsou kontrolovány jen během kontrol přímo v organizaci příjemce.) K monitorovací zprávě jsou vyžadovány jen pracovní výkazy (viz výše) a výpisy z účtu dokládající úhradu.
Používání staré verze formuláře č. 5A
Kvůli změnám v odvodech zaměstnavatele na sociální pojištění je od května 2009 k dispozici nová verze formuláře č. 5A (Rozpis mzdových výdajů). Někteří příjemci ale používají formát této přílohy z počátku roku 2009, který počítá odvody na sociální pojištění „postaru“.
Příloha č. 5A neodpovídá pracovním výkazům
Stává se, že počty odpracovaných hodin pro projekt uvedené na pracovních výkazech neodpovídají počtu hodin v příloze č. 5A (Rozpis mzdových výdajů). Zpravidla je to způsobeno tím, že nejsou zahrnuté hodiny dovolené, státních svátků a doby nemoci. Jak do pracovního výkazu, tak do formuláře č. 5A patří ty hodiny, které zaměstnanec odpracoval pro projekt činnostmi patřícími svou povahou mezi způsobilé přímé náklady a také odpovídající část hodin za státní svátky, dovolenou a dobu pracovní neschopnosti, za kterou poskytuje náhrady zaměstnavatel.
Propojení řádku v příloze č. 5A pouze k jedné položce rozpočtu
Pokud pracovník pracuje na dvou pozicích (a ty jsou v rozpočtu projektu evidovány jako dva samostatné řádky), pak je chybou, když je jeho mzda v příloze č. 5A nárokována v celkové částce vztahující se k oběma položkám. V takovém případě nelze poznat, jak se mzda rozpadá mezi rozpočtové položky, ze kterých je čerpána. Pro každou rozpočtovou položku je v tomto případě třeba zpracovat samostatný řádek.
Chybné zařazování výdajů na FKSP a na pojištění zaměstnavatele pro případ škody vzniklé zaměstnanci
Výdaje, které jsou spojené se zaměstnáváním daného zaměstnance, např. tvorba Fondu kulturních a společenských potřeb tam, kde je to povinnost ze zákona nebo vyhlášky, platby úrazového pojištění zaměstnavatele povinného ze zákona (pro případnou odpovědnost za škodu vzniklou zaměstnancům při pracovních úrazech nebo nemocích z povolání) mají být uváděny ve sloupci "Jiné (FKSP aj.)" v příloze č. 5A (Rozpis mzdových výdajů). Je chybné psát je jako na mzdách nezávislou položku do soupisky nákladů a na jiná místa.
13) Kopie účetních dokladů
Chybějící podpisy „schválil“ a „zaúčtoval“
Předkládané účetní doklady nemají všechny nutné náležitosti, poměrně často chybí podpisy osoby odpovědné schválení výdaje a osoby odpovědné za zaúčtování výdaje. Bez těchto náležitostí bohužel nelze výdaje odsouhlasit. Tyto podpisy mohou být přímo na dokladu nebo na samostatné průvodce existující pro každý doklad anebo existující pro celou skupinu dokladů.
14) Bankovní výpisy
Nedoložení primární úhrady výdajů
Bankovní výdaj musí dokládat úhradu směrem k dodavateli (k zaměstnanci, ke zdravotní pojišťovně atd.). Někdy jsou jako doklad o platbě předkládány bankovní výpisy, které dokládají převody peněz mezi účty organizace příjemce. Takové výpisy bohužel nepostačují. Je skutečně nutné doložit výpis o tom, že peníze šly ve prospěch účtu dodavatele (zaměstnance atd.).
